ניהול זמן - מה הסגנון שלך
המאמר מאת נטע חורש ונעמי סעדה

מגזין FORTUNE ראיין שבעה מנהלים בכירים לגבי השאלה כיצד הם מארגנים את זמנם ואת שגרת יומם בעבודה. מצא את הסגנון המתאים לך.

המשפחתי
קרלוס גושן, מנכ"ל רנו (צרפת) וניסאן (יפן) – במשך כל החודש קופץ בקלילות בין יפן, צרפת וארה"ב. לדבריו, הסיכון בשתי משרות שונות הוא לפספס מידע חשוב. "בכל מדינה יש לי עוזר/ת המסננים עבורי את המיילים ומעבירים כל מה שאינו שייך לתחום אחריותי לחברי הנהלה אחרים. אני חושב הכי טוב מוקדם בבוקר ולכן איני קובע פגישות לפני שמונה בבוקר". הטיפ שלו:"חשוב מאד להתרחק מהבעיות כדי לפתור אותן טוב יותר. אינני לוקח אותן איתי הביתה. אני נמצא עם ילדי ומשפחתי בסוף השבוע ותמיד חוזר לעבודה בימי שני עם אנרגיות חדשות ויכולת טובה יותר לפתור את אותן הבעיות".

המרתוניסטית
מריסה מאייר היא סמנכ"ל ב"גוגל" ואחראית על חיפוש מידע וקשרי לקוחות. היא רגילה להצפה ועודף מידע בכל שעה משעות היום. "יש לי בין 700 ל-800 מיילים ביום. אני משתמשת בתוכנה אשר מסננת לי את המיילים לפי דרגת החשיבות ומידי פעם אני יושבת ל"מרתון" של בין 10 ל-14 שעות להשלמת מיילים. אני אוהבת לעבוד עם רדיו או טלוויזיה דלוקים, ולא מפריע לי עודף המידע.

במהלך נסיעות לפגישות, או בהמתנה בתור כלשהו, אני מנצלת את הזמן לדבר בטלפון הנייד שלי עם משפחה ולסידורים אישיים. אני יכולה להסתדר עם 4-6 שעות שינה בלילה אבל בכל 4 חודשים אני מקפידה לצאת לחופשת סופשבוע ארוכה כדי "לטעון" את עצמי מחדש. הטיפ שלה:"כדי לשלוט במשימות שלי יש לי מסמך ובו אני רושמת את כל המשימות. עם המסמך הזה אני סוגרת כל לילה את העבודה, כשאני בודקת מהן 5 המשימות החשובות ביותר למחר".

המתנתק
ביל גרוס, מחברת "פימקו", אחראי לניהול תיקי השקעות בסדר גודל של 200 מיליארד דולר. סקירת מידע וניתוח נתונים הם כלי עבודתו. "אני מגיע למשרד ב- 6. השעתיים הראשונות מוקדשות לקבלת מידע עדכני משווקי ההון השונים בעולם. יש הרבה מידע לקלוט וחשוב להיות ממוקד ולכן אינני קורא מיילים. בטלפון, למעט שיחות מאשתי, אני עונה ל- 3-4 שיחות ביום בלבד ואין לי נייד. אני לא רוצה להיות מחובר, אני מעדיף להתנתק ולעבד את המידע". הטיפ שלו:"כל בוקר אני עוזב את שולחני ובין השעה 8:30 ל-10 בבוקר אני במכון כושר ממול, מתאמן ומתרגל קצת יוגה. אני חושב ומקבל הרבה רעיונות טובים בזמן הזה".

למד מהספורטאים
איי. ג'יי. לאפליי הוא יו"ר, נשיא ומנכ"ל "פרוקטור אנד גמבל". לדבריו, הוא למד איך לנהל את האנרגיות שלו מהספורטאים: " אני מקפיד על ארוחת בוקר ומספר ארוחות נוספות ביום כדי לשמור על רמת סוכר קבועה. אני גם מנסה לעשות מדיטציה כדי להירגע אחרי כל נסיעה שלי". "דרך נוספת להישאר רגוע", הוא מוסיף: "היא להפחית את כמויות המידע בו אתה מטפל. אני לא רושם דפים מלאים אלא רק פתקים קצרים או מקסימום פיסקה אחת". הטיפ שלו: "אני עובד קשה שעה או שעה וחצי ולוקח הפסקה לדבר עם אנשים, להסתובב בחברה ולטעון את האנרגיות שלי. ההפסקה שלי היא בין 5 דקות לרבע שעה, ממש כמו זו של ספורטאים".

המקטלגת
אמי. וו. שולמן הגיעה לעמדה בכירה כשותפה בחברת DLA. "אני מגיעה למשרד עד שמונה בבוקר, לפני שכל הטלפונים מתחילים לצלצל. יש לי בערך 600 מיילים ביום. אני מחלקת אותם לקטגוריות ומטפלת בכולם מיד, שלא יצטברו. קודם נפטרת מאלו שאני מפנה לאחרים, אחר כך תורם של אלו שאני קוראת, מעבדת ואז מפנה לאחרים עם הוראות, אחר כך אני שומרת את אלו שאקרא בזמן טיסות ובסוף מגיעה לדחופים הדורשים את תשובתי המיידית. אני לא משתמשת בטלפון נייד, כי אני לא רוצה שאנשים יחפשו אותי באופן ישיר, במיוחד אם אני בפגישות. יש לי מכשיר "בלקברי" ממנו אני יכולה לקרוא את המיילים של העבודה בכל מקום". הטיפ שלה:"מנהל טוב צריך לדעת להאציל סמכויות, זה משחרר וגם בונה. אין אדם בצוות שלי שלא זוכה לאמוני המלא".

היצירתית
וורה יאנג, בעלת חברת וורה יאנג לעיצוב, טוענת שהאתגר הייחודי לעסקים בתחום היצירתי הוא להתמודד עם עבודה מנהלית וגם לשמור על יצירתיות ולכן מצאה לעצמה דרך יצירתית להתמודד עם שתי המטלות: "במשרד אני מתעסקת בדברים מנהליים. את המחשבה היצירתית אני אוהבת לעשות מהבית. אני מאד אוהבת את העבודה בחדר השינה הפרטי שלי, שם אני מעלעלת בספרים, רואה דגמים ששלחו לי ומעצבת בשלווה ללא הפרעות שוטפות." הטיפ שלה:"הצוות שלי יכול תמיד להשיג אותי. כבעלת החברה אני תמיד זמינה בשבילם ולפעמים אני מסייעת להם בעבודתם ממש".

המתוכנן
נאנדן נילקאני, מנכ"ל אינפוסיסטם: "במקצוע כמו שלי חשוב מאד לא ליפול למלכודת בה אתה עסוק כל היום ובסופו מגלה שלא עשית כלום כל היום, לכן אני מנסה לנהל את הזמן שלי כך שאהיה פחות עסוק אבל יותר יעיל. אני בודק את המיילים שלי רק בתחילת יום העבודה ובסופו. אני עונה מיידית רק למילים בהם נדרשת תשובה מהירה ללא מחשבה, מוחק או מאחסן את השאר, עד שיהיה לי חלון בזמן בו אוכל להתפנות אליהם. הימים שלי מאד מובנים, אני מתכנן פגישות ונסיעות כ- 12- 18 חודשים מראש. כך שהמזכירה שלי וכל הצוות יודעים בדיוק איפה אהיה ומה אני עושה ב- 18 החודשים הקרובים". הטיפ שלו:"המוטו שלי הוא להיות נדיב בכספך אך קמצן בזמנך. אני נזהר לא להעמיס על עצמי עיסוקים מחייבים שלא אעמוד בהם. מצד שני אני מנסה "לסגור" את הפעילויות שהתחלתי בהן עד סוף היום כדי להתחיל את היום הבא בצורה חלקה יותר".
הקורסים שלנו
מט"י ירושלים
מט"י - המרכז לטיפוח עסקים בירושלים (ע"ר) מעניק ייעוץ וליווי עסקי, מסייע בגיוס מימון לעסק, מקיים קורסים והדרכות ליזמים ובעלי עסקים ועוד. במט"י תקבלו מענה מקצועי ומנוסה לכל ההיבטים של העסק משלב ההקמה ועד לניהול השוטף.
כל הזכויות שמורות © למט"י ירושלים ע"ר 2015